Wie können Besprechungen erfolgreicher ablaufen? Dabei wird vor allem an Moderation gedacht und auf die Inhalte des Meetings geachtet. Doch viele vergessen hier die Gestaltung des Besprechungsraums und dessen Auswirkungen auf den Geschäftserfolg.

In  Meetingräumen oder Konferenzräumen werden wichtige Entscheidungen getroffen, Geschäfte vorbereitet und abgeschlossen. Oft finde ich vor der Bürorenovierung kahle, weiße Wände, eine fast vertrocknete Pflanze und eine bunte Mischung von unbequemen Stühlen vor.

5 Erfolgsfaktoren

1. Konzentration im Besprechungsraum halten.
2. Effektiv die Vorgänge in der Besprechung lenken.
3. Monotonie im Besprechungsraum führt zu Stress.
4. Leistungsfähigkeit aller im Besprechungsraum erhöhen.
5. Werte und CI mit Hilfe von Farben unterbewusst vermitteln.

Hier erfahren Sie fünf Erfolgsfaktoren, die Geschäfte leichter ermöglichen:

 1. Konzentration im Besprechungsraum halten

Um Besprechungen und Präsentationen schnell und effizient durchzuführen, ist es notwendig, dass alle Beteiligten konzentriert beim Thema bleiben. Ablenkungen gibt es viele. Jede Störung führt dazu, dass die Zuhörer zu lange brauchen bis sie wieder zurück zur Konzentration gefunden haben. Das bedeutet unnötigen Zeitverlust.

Die Bürogestaltung trägt ihren Teil dazu bei, dass Besprechungen effizient ablaufen können oder auch nicht:

Mehrere bodentiefe Glasfenster, egal ob mit Blick in einen schön gestalteten Garten oder in den belebten Flur, lassen gerne die Aufmerksamkeit nach draußen schweifen. Bei langatmigen Vorträgen beobachten die Zuhörer lieber, was draußen vorgeht, als den Ausführungen konzentriert zu folgen. Wenn nur wenig interessante Ausblicke geboten sind, bleibt die Konzentration im Konferenzraum.

2. Effektiv die Vorgänge in der Besprechung lenken

Als Moderator wünschen Sie sich, die vollständige Kontrolle über alle Vorgänge im Raum zu behalten. Alle Einflüsse von außen stören: Ein Handy klingelt oder ein Lastwagen fährt laut draußen an der Straße vorbei. Eine gute Raumakustik reduziert störende Geräusche. Neben der ansprechenden Raumatmosphäre hilft die gute Raumakustik im Besprechungsraum die Kommunikation zu verbessern.

Um die volle Aufmerksamkeit der Zuhörer zu genießen, sollte der Raum allen das Gefühl von Sicherheit geben. Wenn mehrere Türen in den  Konferenzraum führen, stellt sich ein unterbewusstes Gefühl von Unsicherheit ein. Wenn sich Kunden oder Geschäftspartner sicher fühlen, schließen sie das vorgeschlagene Geschäft schnell und leicht ab.

3. Monotonie im Besprechungsraum führt zu Stress.

Eintönigkeit oder Trostlosigkeit im Meetingraum strengen unterbewusst die Seele an. Monoton eingerichtete Räume mit den Farben Weiß, Grau und Schwarz strapazieren unnötig alle im Meeting Beteiligten. Sie produzieren sogar Stress, was wissenschaftliche Studien aus der Stressforschung bestätigen.

Bedenken Sie auch die emotionale Ebene, wie die Urinstinkte, in der Bürogestaltung. Das Auge lässt sich täuschen, das Bauchgefühl dagegen nicht. Eine farblich ausbalancierte Bürogestaltung mit Hilfe eines ausgearbeiteten Farbkonzeptes wirkt dem entgegen.

4. Leistungsfähigkeit aller im Besprechungsraum erhöhen

Besprechungen dauern manchmal länger und strengen an, wenn verschiedene Meinungen und viele Ideen aufeinander treffen. So braucht es Zeit, bis alle zu einem gemeinsamen Ergebnis gefunden haben. Ein Bewegungsmangel entsteht, der durch einen guten Bürostuhl ausgeglichen werden kann.

Auf hochwertigen und ergonomischen Konferenzstühlen sitzen die Teilnehmer länger ruhig und die Konzentration aller hält länger an. Natürlich bekommt der Stoffbezug des Stuhles eine lebendige Farbe, die zum Farbkonzept passt.

5. Werte und CI mit Hilfe von Farben unterbewusst vermitteln

Vermitteln Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern Ihre Werte und Ihre CI. Nutzen Sie dafür gerade das Unterbewusstsein. Einfach geht es über eine farbige Raumgestaltung. Diese nimmt die Farben aus der CI praktisch auf, wandelt sie leicht ab und bettet sie in eine einheitliche Farbgestaltung der Büroräume ein.

Im Farbkonzept verbinden sich so die Farbtöne der CI geschickt mit den Farben im Raum. Diese nun entstandene Klarheit schafft eine Bürogestaltung, die eindeutig auf das Geschäftsziel ausgerichtet ist. Das wirkt anziehend auf Ihre Kunden und Geschäftspartner. Von meinen Kunden höre ich immer wieder die Worte von ihren Kunden und Geschäftspartnern: „Ihr habt es richtig schön hier“.

Vorteile einer freundlichen und sympathischen Bürogestaltung des Besprechungsraumes:

• Die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden verbessert sich.
• Geschäfte werden schneller und leichter abgeschlossen.
• Das Unternehmen läuft ruhiger, besonders in Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern.
• Mitarbeiter schätzen ihre freundlich gestalteten Besprechungsräume, weil sie sich dort wohl fühlen. Sie sind stolz darauf.

Entscheidend für den Geschäftserfolg ist, dass der Besprechungsraum das geschäftliche Vorgehen unterstützt.

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